Zakupy i usługi
Podstawowym dokumentem do rozliczenia zakupów jest prawidłowo wystawiona i opisana faktura VAT.
Dal faktur wystawianych w KSeF dla WNKS należy:
Dane te powinny zostać umieszczone na fakturze przez wystawcy faktury w polach zgodnych ze struktur,i pliku XML KSeF, takich jak:„Podmiot3″, „Stopka”, „Dodatkowy opis”.
Faktura z odroczony terminem płatności powinna zostać wystawiona na:
Uniwersytet Warszawski, Wydział Nauk o Kulturze i Sztuce
Krakowskie Przedmieście 26/28 00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66
Uwaga! poprawny format NIP na fakturach zagranicznych jest następujący: PL5250011266
Instrukcja opisywania i zatwierdzania faktur w systemie Fiori
Opisywanie:
- Logowanie do systemu sap fiori (https://fiori.sap.uw.edu.pl/)
- Wybranie odpowiedniej faktury w zakładce „Zatwierdzanie faktur”
- Wybraniu rodzaju wydatków dla faktury:
A9 – wydatki płatne z badań naukowych, IDUBów
P9 – wydatki płatne z środków projektowych
A1 – wydatki w kategorii środków trwałych
- Wybranie odpowiedniego numeru PSP w tabeli „Pozycje pojedyncze”
- Potwierdzenie faktury przyciskiem w dolnym prawym rogu, wybranie następnego zatwierdzającego „dysponenta środków” i opisanie faktury (co zostało zakupione i w jakim celu)
W związku z często pojawiającymi się w ostatnim czasie odmowami autoryzacji przelewów z uwagi na brak ID wewnętrznego na fakturze, proszę aby w komentarzu w VIM już podczas procedowania faktury znalazło się wyjaśnienie przyczyny braku ID, aby ograniczyć liczbę odrzucanych przelewów.
W opisie merytorycznym faktur w VIM proszę o dodawanie informacji, czy usługi zostały wykonane/ towar dostarczony; przy projektach dodatkowo – którego zadania dotyczy wydatek oraz w projektach z wydzielonym rachunkiem bankowym wskazanie numer konta, z którego ma być opłacony wydatek oraz wymagane w umowie projektowej formuły
Zatwierdzanie:
- Wybranie odpowiedniej faktury w zakładce „Zatwierdzanie faktur”
- Potwierdzenie wydatku (przycisk w dolnym prawym rogu), wybranie następnego zatwierdzającego (Maciej Towalewski) i dopisanie „Zatwierdzam wydatek”
Przy zakupach od kontrahentów zagranicznych w opisie faktury należy podać:
- w przypadku zakupu materiałów: kraj, z którego zostały materiały wysłane (najlepiej kopia dokumentu przewozowego), waga towaru, data dostawy towaru
- w przypadku zakupu usług: dokładną datę wykonania usługi
- w przypadku licencji: okres, na jaki licencja została zakupiona
- w przypadku składek członkowskich konieczne jest wypełnienie dwóch formularzy: Wniosek o zapłatę składki członkowskiej oraz oświadczenie PIT
Prawidłowo opisana faktura papierowa powinna zawierać:
- pieczęć opatrzoną podpisami osoby/osób finansowo i materialnie odpowiedzialnych za dany zakup oraz datą wykonania usługi lub otrzymania towaru (informacja ta jest niezbędna do prawidłowego i terminowego naliczenia oraz odprowadzenia należnego podatku VAT)
- informację na temat rodzaju wydatku, źródła finansowania i związku wydatku ze źródłem finansowania (w przypadku projektów – z konkretnym zadaniem badawczym)
Akceptowane formy płatności i sposób ich rozliczania:
- faktura
- faktura pro-forma
- refundacja poniesionych wydatków
Zakup sprzętu/aparatury
W przypadku zamówień składanych przez platformę DocSense wskazana ścieżka akceptacji obejmuje:
– Uzgadnianie: pełnomocnik kwestora WNKS
– Dysponent środków: Osoba z której środków zostanie opłacony koszt (dyrektor, kierownik projektu)
– Dyrektor: dziekan WNKS
– Sekretariat: sekretariat Instytutu/ kierownik projektu
Razem z fakturą za zakup aparatury należy dostarczyć wypełnione i podpisane formularze:
- PO – protokół odbioru
- OT – druk odbioru technicznego
W celu nadania numeru inwentarzowego prosimy kontaktować się z Sekcją ds. Ogólnych. Przy zakupie wyposażenia należy sporządzić tylko protokół odbioru.
Przypominamy, że wszelkie tłumaczenia, weryfikacje tekstu, druk itp działania, które w ramach projektu będą dla Państwa wykonywane przez firmy zewnętrzne, wymagają zawarcia – odpowiednio wcześniej a na pewno przed dostarczeniem faktury – umowy pomiędzy UW a Firmą. Wszelkie umowy odbiegające od obowiązujących wzorów wymagają akceptacji Radcy Prawnego UW. Gorąco rekomendujemy wstępne skonsultowanie wszelkich projektów umów i porozumień w Sekcji Ekonomiczno-Finansowej przed skierowaniem ich do Biura Prawnego UW.
