Zakupy i usługi
Podstawowym dokumentem do rozliczenia zakupów jest prawidłowo wystawiona i opisana faktura VAT, dostarczona bez zbędnej zwłoki do Sekcji Ekonomiczno-Finansowej WNKS.
Faktura, z odroczony terminem płatności, powinna zostać wystawiona na:
Uniwersytet Warszawski, Wydział Nauk o Kulturze i Sztuce
Krakowskie Przedmieście 26/28 00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66
Uwaga! poprawny format NIP na fakturach zagranicznych jest następujący: PL5250011266
Prawidłowo opisana faktura powinna zawierać:
- pieczęć opatrzoną podpisami osoby/osób finansowo i materialnie odpowiedzialnych za dany zakup oraz datą wykonania usługi lub otrzymania towaru (informacja ta jest niezbędna do prawidłowego i terminowego naliczenia oraz odprowadzenia należnego podatku VAT)
- informację na temat rodzaju wydatku, źródła finansowania i związku wydatku ze źródłem finansowania (w przypadku projektów – z konkretnym zadaniem badawczym)
Przy zakupach od kontrahentów zagranicznych w opisie faktury należy podać:
- w przypadku zakupu materiałów: kraj, z którego zostały materiały wysłane (najlepiej kopia dokumentu przewozowego), waga towaru, data dostawy towaru
- w przypadku zakupu usług: dokładną datę wykonania usługi
- w przypadku licencji: okres, na jaki licencja została zakupiona
- w przypadku składek członkowskich konieczne jest wypełnienie dwóch formularzy: Wniosek o zapłatę składki członkowskiej oraz oświadczenie PIT
Akceptowane formy płatności i sposób ich rozliczania:
- faktura
- faktura pro-forma
- refundacja poniesionych wydatków
Zakup sprzętu/aparatury
W przypadku zamówień składanych przez platformę DocSense wskazana ścieżka akceptacji obejmuje:
– Pełnomocnik kwestora: pełnomocnik kwestora WNKS
– Kierownik: kierownik projektu/badań naukowych, dyrektor Instytutu
– Dyrektor: dziekan WNKS
– Sekretariat: sekretariat Instytutu/ kierownik projektu
Razem z fakturą za zakup aparatury należy dostarczyć wypełnione i podpisane formularze:
- PO – protokół odbioru
- OT – druk odbioru technicznego
W celu nadania numeru inwentarzowego prosimy kontaktować się z Sekcją ds. Ogólnych. Przy zakupie wyposażenia należy sporządzić tylko protokół odbioru.
Przypominamy, że wszelkie tłumaczenia, weryfikacje tekstu, druk itp działania, które w ramach projektu będą dla Państwa wykonywane przez firmy zewnętrzne, wymagają zawarcia – odpowiednio wcześniej a na pewno przed dostarczeniem faktury – umowy pomiędzy UW a Firmą. Wszelkie umowy odbiegające od obowiązujących wzorów wymagają akceptacji Radcy Prawnego UW. Gorąco rekomendujemy wstępne skonsultowanie wszelkich projektów umów i porozumień w Sekcji Ekonomiczno-Finansowej przed skierowaniem ich do Biura Prawnego UW.
